Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.

Digitale Dokumente sind einen wesentlichen Bestandteil der heutigen Geschäftswelt. Im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes aus dem Jahr 2000 und dem stetig wachsenden Einsatz von EDV in Unternehmen, hat das Finanzministerium umfassende Regeln und Gesetzte zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen beschlossen. Diese sind am 1.1.2002 in Kraft getreten. Sie gewährleisten weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungssysteme der Unternehmen.

Sämtliche papiergebundenen und elektronischen Dokumente müssen periodengerecht den jeweiligen Geschäftsvorfällen zugeordnet und bei Bedarf vom Betriebsprüfer eingesehen werden können:

• Buchführung, Journale, Stammdaten
• Angebote, Kalkulationen, Verträge, Lieferscheine, Rechnungen etc.
• Lohnbuchhaltung (Spesenbelege, Reisekostenabrechnungen etc.)
• Zeiterfassungssysteme (elektronische Stempeluhr), Kassenspeicherinhalt bei PC-Kassen

Deshalb macht es wenigen Sinn, Lösungen wie eine E-Mail-Anwendung zu nutzen, in der E-Mails nur durch eine Suchfunktion wieder auffindbar sind. In FILERO werden alle Daten folgerichtig, logisch und z.B. den Projekten oder Kunden zugeordnet gespeichert.Einfach zu konfigurierende, leistungsfähige Zugriffsrechte erlauben die Beschränkung der sichtbaren Daten anhand von Position und Aufgabengebiet von Mitarbeitern. Dabei kann natürlich auch externen Personen (Kunden, Betriebsprüfer etc.) Zugriff gewährt werden, z.B. könnten für den Betriebsprüfer alle steuerlich relevanten Daten sichtbar gemacht werden. Das ist besonders wichtig, da der Betriebsprüfer das Recht hat, alle verfügbaren Informationen zu nutzen.

Alle Daten müssen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Die Daten müssen in ihrem originalen Format gespeichert werden und sollten auch wieder abrufbar sein, auch wenn das Format nicht mehr unterstützt wird. Mit FILERO ist das kein Problem. Alle Daten werden in ihrem originalen Format gespeichert und sind immer abrufbar, da Dokumenten in FILERO als 'Bitstream' gespeichert werden.

Der Betriebsprüfer hat weit reichenden Zugriff auf Daten für die steuerliche Außenprüfung. Es gibt 4 Arten vom Zugriff:

• Z0-Zugriff: Herkömmliche Prüfung
• Z1-Zugriff: Unmittelbarer Zugriff
  Zugriff beim Unternehmen mit dortiger Hard- und Software. Prüfer macht eigene Auswertungen.
• Z2-Zugriff: Mittelbarer Zugriff
  Das Unternehmen nimmt Auswertungen durch eigene Personen nach Vorgaben des Prüfers vor.
• Z3-Zugriff: Datenträgerüberlassung
  Überlassung der Datenträger mit maschinell lesbaren Daten. Prüfer macht eigene Auswertungen mit DV des Finanzamtes.

Unternehmen müssen auf die verschiedenen Prüfungsmethoden vorbereitet sein. Die Auslagerung der Datenverwaltung für Prüfungszwecke ist zwar möglich, aber es sollte beachtet werden, dass der Dienstleister keine Verantwortung zur Erfüllung der Regelungen übernimmt, die verbleibt beim Auftraggeber. Vor diesen Folgen schützt sich ein Unternehmer am besten durch den konsequenten Einsatz professioneller und ganzheitlicher IT-Lösungen.