Gesetzeskonforme Archivierung als Auflage
Sämtliche papiergebundenen und elektronischen Dokumente müssen periodengerecht den jeweiligen Geschäftsvorfällen zugeordnet und bei Bedarf vom Betriebsprüfer eingesehen werden können:
- Buchführung, Journale, Stammdaten
- Angebote, Kalkulationen, Verträge, Lieferscheine, Rechnungen etc.
- Lohnbuchhaltung (Spesenbelege, Reisekostenabrechnungen etc.)
- Zeiterfassungssysteme (elektronische Stempeluhr), Kassenspeicherinhalt bei PC-Kassen
Deshalb macht es wenigen Sinn, Lösungen wie eine E-Mail-Anwendung zu nutzen, in der E-Mails nur durch eine Suchfunktion wieder auffindbar sind. In FILERO werden alle Daten folgerichtig, logisch und z.B. den Projekten oder Kunden zugeordnet gespeichert.Einfach zu konfigurierende, leistungsfähige Zugriffsrechte erlauben die Beschränkung der sichtbaren Daten anhand von Position und Aufgabengebiet von Mitarbeitern. Dabei kann natürlich auch externen Personen (Kunden, Betriebsprüfer etc.) Zugriff gewährt werden, z.B. könnten für den Betriebsprüfer alle steuerlich relevanten Daten sichtbar gemacht werden. Das ist besonders wichtig, da der Betriebsprüfer das Recht hat, alle verfügbaren Informationen zu nutzen.
Alle Daten müssen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Die Daten müssen in ihrem originalen Format gespeichert werden und sollten auch wieder abrufbar sein, auch wenn das Format nicht mehr unterstützt wird. Mit FILERO ist das kein Problem. Alle Daten werden in ihrem originalen Format gespeichert und sind immer abrufbar, da Dokumenten in FILERO als 'Bitstream' gespeichert werden.
Der Betriebsprüfer hat weit reichenden Zugriff auf Daten für die steuerliche Außenprüfung. Es gibt 4 Arten vom Zugriff: