FILERO im Vergleich mit anderen ECM-Lösungen

FILERO ist schneller einzuführen, einfacher zu bedienen und bietet mehr Funktionalität als irgendein anderes System wegen seiner einzigartigen Strukturierung von Daten.

Veraltete Lösungen

Die meisten der führenden EIMS-Anbieter kommen ursprünglich aus dem Bereich des Dokumenten- oder Aktenmanagements. Sie können daher im Gegensatz zu LIB-IT DMS keine Fachkenntnisse im Bereich Speicherung und Suche aller Arten von strukturierten und unstrukturierten Daten vorweisen. Herkömmliche Systeme verwenden oft verschiedene Betriebssysteme, verschiedene Datenbanken, verschiedene Benutzer- oberfläche und separate Suchmaschinen. Das ist offensichtlich zu kostenintensiv, zu trainingsintensiv und zu arbeitsaufwändig. LIB-IT DMS verwendet differenzierten benutzerdefinierten hierarchischen Datenstrukturen für die Durchführung effizienter Suchvorgänge.

Das Problem der Metadaten

In vielen Dokumentmanagement- und Archivierungssystemen werden pro Dokument so genannte Metadaten abgespeichert. Der Benutzer wird beim Speichern des Dokumentes aufgefordert, die angezeigte Maske mit (Meta-) Daten z. B. Kundenname, Thema, Schlagworten zu füllen:

Angenommen, eine Sekretärin speichert 10 Briefe bzw. Dokumente an eine Firma ABC ab und gibt in den Metadaten jeweils den Firmennamen ABC ein. Richtig ist, dass man diese 10 Briefe und damit den gesamten angefallenen Schriftwechsel dieser Firma ABC jetzt in dem Dokument-Archiv finden kann.

Die Problematik ergibt sich, wenn die Firma ABC z. B. durch eine Fusion den Namen auf XYZ wechselt:

Jetzt wird die Sekretärin natürlich in den Metadaten der nächsten Briefe/Dokumente den Namen XYZ ablegen. Keines der gängigen Produkte ergänzt nachträglich die existierenden Briefe/Dokumente mit dem neuen Namen XYZ. Damit geht die Möglichkeit verloren, alle Briefe/Dokumente der Firma XYZ zu finden. Fortan muss die Information, dass die Firma ehemals ABC hieß, vorgehalten werden und immer zwei Suchen gestartet werden, um den gesamten Schriftwechsel zu erhalten.

Ein herkömmliches Dokumentenmanagement-/Archivsystem kann dieses Problem nicht lösen.

Neue Ansätze im Bereich EIM

Im Gegensatz zu herkömmlichen Produkten ermöglicht FILERO auch eine strukturierte Organisation unstrukturierter Daten.

Zusätzlich können über Links Zusammenhänge zwischen Objekten hergestellt werden, damit z. B. E-Mails, die 3 Vorgänge betreffen, nur 1-mal physisch abgelegt werden müssen.

Das bedeutet, dass die Metadaten nicht an jedes Dokument oder jede E-Mail gehängt werden müssen, sondern werden die Dokumente und E-Mails an die Metadaten gehängt werden. Das hat die folgenden Vorteile:

  • Anwender müssen nicht ständig die gleichen Metadaten eingeben dies führt zu einer erheblichen Akzeptanzsteigerung bei den Anwendern
  • Wenn sich die Metadaten ändern, ändern sie sich für alle anhängenden Dokumente und E-Mails ebenfalls der Zugriff auf alle relevanten Daten ist immer gesichert

Die Vielseitigkeit FILEROs

Da die meisten Firmen/Organisationen bereits eine IT-Struktur haben, ist es sehr viel sinnvoller diese existierenden Anwendungen und Applikationen mit FILERO zu nutzen, so dass FILERO durch die Nutzung und Kombination der verschiedenen Quellen alle vorhandenen Daten in Information zentral verwalten kann:

Ein FILERO Kunde kann somit vorhandene Anwendungen wie Dokumenten Management, Archivierung, Management Information Systeme, Knowledge Management Systeme etc. mit FILERO verbinden.

Falls gewünscht können nach und nach auch Funktionen existierender Systeme von FILERO übernommen werden. Ein FILERO Kunde kann somit entweder vorhandene Anwendungen wie Dokument Management, Archivierung, Content Management System, Knowledge Management System etc. mit FILERO verbinden oder ersetzen.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Nutzer bald so vertraut mit FILERO sind, dass sie alle Daten in FILERO recherchieren möchten und Funktionen existierender Systeme auch nach FILERO überführen möchten. FILERO verbindet damit nicht nur vorhandene Anwendungen, sondern kann sie auch ersetzen und weitere Kosten sparen.

Video: FILERO

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