FILERO: die strategische EIM-Lösung

Der Einsatz unzureichender Softwarelösungen zur Bewältigung alltäglicher Geschäftsprozesse kann überaus negative Auswirkungen auf die Unternehmensführung und ihre Produktivität haben.

Die strategische EIM-Lösung

Im Folgenden werden beispielhaft einige Problemfelder aufgelistet, die auf die Geschäftsführung, Anwender und IT-Fachabteilung stoßen. Durch den Einsatz von FILERO können sie jeweils abgestellt werden.

Die Herausforderungen für die Geschäftsführung

Chaos: Eingeschränkte Revisionsfähigkeit
  • IST-STAND: E-Mails werden nicht oder unvollständig archiviert, Archivierung wird nicht sachgerecht und umfassend gelöst, relevante Vorschriften und Regelungen sind nicht bekannt oder wurden bisher nicht umgesetzt.
  • NEGATIV FOLGEN: Nichtauffinden von geschäftsrelevanten Daten, eingeschränkte Revisionsfähigkeit (GDPdU, GOBS, SOX) und juristische, wirtschaftliche, fiskalische Konsquenzen (Basel II …)
  • LÖSUNG MIT FILERO: E-Mailarchivierung und revisionsgerechte Archivierung (periodengerecht & dem jeweiligen Geschäft zugeordnet) bedeutet, dass die Revisionssicherheit bei relevanten Prüfungen bestätigt wurde.
Chaos: Niemand weiss, was man tun sollte
  • IST-STAND: Unternehmen haben keine generellen Informations- und Kommunikationsrichtlinien.
  • NEGATIV FOLGEN: Organisatorische Transparenz und Realisierung von Effizienzsteigerung sind eingeschränkt.
  • LÖSUNG MIT FILERO: Der Implementationsprozess von FILERO konkretisiert gleichzeitig die Informations- und Kommunikationsrichtlinien.
Unzureichende Unterstützung mehrsprachiger Anforderungen
  • IST-STAND: Unzureichende Unterstützung mehrsprachiger Anforderungen verursacht Kommunikationsprobleme für global agierende Unternehmen.
  • NEGATIV FOLGEN: Daten werden in unterschiedlichen Zeichensätzen gespeichert und geschäftsrelevante Daten in anderen Sprachen werden nicht aufgefunden. Dies führt zum Produktivitätsverlust. Fehlerentschiedungen aufgrund unvollständiger Information.
  • LÖSUNG MIT FILERO: Standardisierter internationaler Zeichensatz (Unicode), Automatischer Zugriff auf vollständige Daten in allen Sprachen, Mehrsprachige Bedienerführung.

Die Herausforderungen für Anwender

Chaos: Frustrierte Benutzer und Produktivitätsverlust
  • IST-STAND: Durch Suche nach Daten ergeben sich Produktivitätsverluste (wegen der chaotische Mehrfach-Ablage von Daten durch Einzelpersonen auf unterschiedlichen Speicherorten)
  • NEGATIV FOLGEN: lange Suchzeiten, das Nichtauffinden von geschäftsrelevanten Daten sowie Produktivitätsverlust
  • LÖSUNG MIT FILERO: Strukturierte qualifizierte zentrale Ablage, intelligente Suchmaschine und Suche auch in historischen Daten (früheren Datensatzversionen)
Chaos: Individuelle nicht abgestimmte Arbeitsorganisation
  • IST-STAND: Datenhaltung ist verteilt und unorganisiert. Die unspezifische Benennung von Vorgängen und Dokumenten erfolgt.
  • NEGATIV FOLGEN: Das Nichtauffinden von geschäftsrelevanten Daten. Datentransparenz fehlt und ein Produktivitätsverlust erfolgt.
  • LÖSUNG MIT FILERO: Datenverfügbarkeit ist aktuell und unternehmensweit. Metadaten werden ausgewertet und Daten werden strukturiert. Datentransparenz ist gesichert.

Die Herausforderungen für IT-Fachabteilungen

Mangelnder Zugriff auf Daten
  • IST-STAND: Keine Kommunikationsmöglichkeit über öffentliche Netze = infrastrukturabhängiger Zugriff auf Daten
  • NEGATIV FOLGEN: Ortsunabhängiger Zugriff nicht möglich = Verzögerung von Unternehmensprozessen und –entscheidungen wegen fehlender Informationsverfügbarkeit
  • LÖSUNG MIT FILERO: Webbasiertes und browserunabhängiges System, SSL-Verschlüsselung
Mangelnde Sicherheit
  • IST-STAND: Datenhaltung in Emailserver ist nicht sicher (denn Emailserver sind grundsätzlich nicht als Archivserver konzipiert).
  • NEGATIV FOLGEN: Datenverlust
  • LÖSUNG MIT FILERO: Datenhaltung in der FILERO Datenbank (nicht mehr im Emailserver) = Löschung von Daten nur über autorisierte Prozesse möglich.
Komplexe und inkompatible Systeme
  • IST-STAND: Komplexe und heterogene IT-Systeme und historisch gewachsene IT-Umgebungen. Merging/Acquisition/Umstrukturierung vergrößern oft das Problem.
  • NEGATIV FOLGEN: Inkompatible Daten, Standards und Schnittstellen = Entstehung von Software-Krücken, höhere Kosten für Storage und Backup, und Produktivitätsverlust
  • LÖSUNG MIT FILERO: Konsolidierung der Daten, systemübergreifende Datenintegration, Standard API-Funktionalität (für Daten-Import/-Export mit anderen Systemen) und Standard-Schnittstellen = Produktivitätssteigerung.
Lebenszyklus von Daten wird nicht beachtet
  • IST-STAND: Wegen der verteilten und unorganisierten Datenhaltung fehlen die Kriterien bezüglich Lebenszyklus von Daten.
  • NEGATIV FOLGEN: Die Aussonderung/Vernichtung von elektronischen Daten ist nicht mehr kontrollierbar. Aufgrund zu langer Datenhaltung erfolgen hohe Kosten und eventuell auch rechtliche Konsequenzen.
  • LÖSUNG MIT FILERO: Der Lebenszyklus von Daten wird anhand frei wählbarer Statusinformationen überwacht und die Löschung von Daten ist nur über autorisierte Prozesse möglich.

FILERO: die Umfassende Lösung

Man kann mit FILERO nicht nur eine offensichtliche Produktivitätssteigerung wegen seines einfach zu bedienenden Single-Point Zugriffs erwarten, sondern auch die Transparenz der Prozessen einer Organisation und die Erfüllung der rechtlichen Anforderungen wegen der Archivierung und Versionierung FILEROs. Da FILERO ein flexibles System ist, das in Phasen implementiert werden kann, kann es an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst und in einer kurzen Zeit implementiert werden. Das spart Geld und Zeit.

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