Digital Pen&Paper

"Papier" und "Digital" sind kein Widerspruch mehr.

Eine neue Partnerschaft mit neuen Lösungen

Erstmalig bei der DMS EXPO 2008 präsentierten sich die LIB-IT DMS GmbH und die SRS-Management GmbH als Kooperationspartner. Dabei ging es um die Frage, wie man die Datenerfassung für FILERO optimieren kann. Die Möglichkeiten der Datenerfassung mit / für FILERO sind vielfältig. Zusätzlich zur Dateneingabe im Onlinedialog können Daten auf unterschiedliche Weise importiert werden. Eine dieser Importmöglichkeiten wurde jetzt in Zusammenarbeit mit SRS genutzt, um eine Lücke im Workflow zu schließen, die sich bisher immer als sehr zeit- und kostenintensiv erwiesen hat – das Papierformular.

Digitale Welt

Fast alle Geschäftsabläufe beginnen und enden in digitaler Form. Kommen handschriftliche Formulare ins Spiel, ist der Workflow unterbrochen:

Ein typisches Szenario: Ein Vertriebsleiter arbeitet mit einem CRM-System. Digital. Er lädt Key Accounts zur Messe ein. Digital. Auf dem Messestand werden Hunderte Kontaktberichte ausgefüllt. Digital? Leider nein. Zahllose handschriftliche Formulare müssen gescannt oder eingegeben werden. Hier geht wertvolle Zeit verloren, evt. sogar ein Geschäftsabschluss.

Papierformulare sind die teuerste Lücke in allen Prozessen

Papierformulare sind nicht nur eine viel beklagte Effizienz- und Produktivitätslücke. Der Medienbruch kostet Unternehmen auch mehrere Hundert Milliarden Euro im Jahr. Praktiker halten dagegen, dass Papier unverzichtbar bleibt, gerade unterwegs und im persönlichen Dialog. Gesprächsnotizen, Ableseformulare, Lieferscheine – das alles ist kaum anders vorstellbar als auf Papier. Beide haben Recht. Und für beide gibt es jetzt die Lösung.

Effektiv und produktiv mit digitalen Formen

"Papier" und "Digital" sind kein Widerspruch mehr. Mit den mobilen, branchen- übergreifenden Digital Pen&Paper-Lösung SRS PaperDynamix® Lösungen von SRS unterstützen wir Ihr Unternehmen, damit sich Ihr Außendienst optimal mit den zentralen Ressourcen verbinden kann.

Beispiele:

  • Messekontakte intelligent erfassen und sofort weiterverarbeiten
  • Handschriftliche Protokolle, Besuchsberichte, Serviceberichte digital weiterleiten und direkt an die digitale Akte in FILERO importieren
  • Bestellungen handschriftlich erfassen, automatisiert weiterbearbeiten und im FILERO Archiv ablegen
  • Im Archiv: Standplätze auf Lieferlisten eintragen und automatisch in der FILERO Datenbank eintragen

Kinderleicht zu nutzen

Ein Beispiel

Ein Interessent kommt auf den LIB-IT Messestand. Während der FILERO-Präsentation werden in dem FILERO-LIVE-System der LIB-IT DMS GmbH die Firmen-Basisdaten des Interessenten angelegt. Dabei werden die Felder Typ, Bibliotheksart und Messe automatisch gefüllt, so dass vom Stand-Mitarbeiter nur noch Firmenname und Branche ausgefüllt werden müssen. Beim Abspeichern wird automatisch eine Kunden-ID vergeben:

Nächste Aktion ist das Anhängen eines kurzen Personensatzes. Im Personensatz wird lediglich Nachname und Vorname eingetragen (ggf. auch Anrede und Briefanrede geändert). Dann wird der Personensatz gespeichert, dann wird der Druck des Digital Papers ausgelöst und gleichzeitig der Messeleadsatz in FILERO erstellt.

Im Digital Paper sind die Felder Firmenname, Nachname, Vorname, Datum, FILERO ID, Lead ID, Angelegt von bereits von FILERO ausgefüllt sind. Jetzt füllt der Kunde mit dem Digital Pen das Formular aus und die Daten werden entsprechend seiner Eintragungen automatisch in FILERO zurückgeschrieben und das handschriftliche Dokument wird angehängt und archiviert:

Gesicherte Datenübertragung

Die Übertragung von Informationen zwischen Digital Pen&Paper und den zugehörigen IT-Systemen wie FILERO wurde von TÜViT (Technische Überwachungs Verein Informationstechnik) geprüft. Laut dem TÜV werden alle Daten 'integer und vertraulich' übertragen.

Sie können weitere Informationen dazu hier finden.

  • LIB-IT GmbH

    Riedbachstraße 5
    74385 Pleidelsheim
    Deutschland

    Tel: +49 (0) 7144 80 41 - 0
    Fax: +49 (0) 7144 80 41 - 108
    eMail: info(at)lib-it.de
    Web: www.lib-it.de

  • LIB-IT DMS GmbH

    Riedbachstraße 5
    74385 Pleidelsheim
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    Fax: +49 (0) 7144 80 41 - 108
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