Aktenverwaltung: elektronische und physische Archivierung

Die Standard-Ausleihkomponente FILEROs erlauben es, den Verbleib physischen Materials zu verfolgen.

Flexibilität für Sie

In FILERO können – je nach Kundenanforderungen – alle Arten von Datensätzen und Strukturen für die Verwaltung eines Archivbestandes erstellt werden, z.B. Akten und Kartons. Auch können Archivmaterialien zu größeren Einheiten zusammengefasst werden.

Über virtuelle Archive können zudem die Daten von verschiedenen Benutzergruppen (bzw. Kunden) in verschiedene Mandantenlösungen getrennt werden, so dass Archivmitarbeiter auf alle Daten zugreifen können, aber z.B. Kunden nur in Ihren eigenen Aktensätzen recherchieren können.

Physische Aktenverwaltung mit FILERO

FILERO beinhaltet eine Standard-Ausleihkomponente, die es erlaubt, den Verbleib physischen Materials zu verfolgen (z.B. Akten, Hardware, Fahrzeuge, Mobiltelefone etc.).

Mit der FILERO-Ausleihe können einzelne Datensätze reserviert, ausgeliehen und zurückgegeben werden, sofern der betreffende Systemnutzer über die erforderliche Berechtigung verfügt. Die Berechtigungsvergabe erlaubt auch die Ausleihe im Namen anderer FILERO-Systembenutzer (z.B. Sekretärin leiht für ihren Chef aus). Dabei hat jeder Systembenutzer die Möglichkeit, auf den jeweiligen Ausleihkonten den aktuellen Stand in Bezug auf Vormerkungen, Ausleihen und Rückgaben zu kontrollieren.

Eine zusätzliche Stapelausleihfunktion erlaubt die schnelle Verarbeitung von Entleihungen und Rückgaben für besondere Anwendungen, wenn z.B. in Archiven eine zentrale Aktenausgabe getätigt wird.

Unter besonderen Bedingungen findet die Ausleihe nicht durch Systembenutzer oder im Namen von Systembenutzern statt, sondern Systembenutzer leihen auf Nicht-FILERO Benutzer aus, z.B. wenn ein Archiv Datensätze (z.B. Akten) im Namen von externen Mandanten verwaltet und entleiht.

Zusätzlich können weitere Datensätze z.B. für Abrechnungs- und Statistikzwecke konfiguriert werden, die anschließend über das integrierte Reporting für Listen, Statistiken, Abrechnungsbelege etc. verwendet werden.

Selbstverständlich ist die kombinierte elektronische und physische Aktenverwaltung mit FILERO möglich.

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