Beispiele von FILERO Anwendungen

Fallstudien: FILERO Anwendungen bei unseren Kunden.

Beispiel eines Archives mit webbasiertem Zugriff der Kunden auf die Datenbereiche:

Beispiel 1

Ein Archiv verwaltet Akten und Dokumente von drei verschiedenen Kunden. Die Kunden können in der Datenbank sogenannte Auftragssätze anlegen.

  • A) Mitarbeiter des Archivs lassen sich „offene“ Auftragssätze anzeigen, recherchieren nach den Belegen und hängen diese Belege nach dem Scannen an den Ordersatz. Die Kunden können jetzt auf den Auftragssatz zugreifen und den/die Belege vorort ausdrucken.
  • B) Falls die Originalbelege/Akten gewünscht werden, werden diese an den Kunden ausgeliehen. Weiterhin können z. B. Lieferscheine und Reports (welcher Kunde hat welche Akten ausgeliehen) erstellt werden.
  • C) Parallel dazu erfassen die Mitarbeiter des Archivs in sogenannten Statistiksätzen die Anzahl der Minuten, die Sie für den betreffenden Auftrag (Recherchieren der Belege/Akten, Scannen etc.) benötigt haben. Per Reporting können jetzt Abrechnungssätze für die Weiterberechnung an den Kunden sowie Statistiken erstellt werden.

Beispiel 2

Ein zentrales physisches Archiv beinhaltet alle Personalakten einer Firma. In einer ersten Phase werden die Stammdaten aller Mitarbeiter der Firma aus dem Lohnprogramm exportiert und als strukturierte Datensätze nach FILERO importiert. Aus FILERO werden anschließend pro Mitarbeiter ein Deckblatt und zugehörige Registerblätter mit Barcodes produziert, die für den Scanprozess in die Belege der Personalakte einsortiert werden. Anhand der mitgedruckten und wieder ausgelesenen Barcodes können diese Scans anschießend automatisch in FILERO importiert und an den zugehörigen Personendatensatz gehängt werden.

Die Personalmitarbeiter der Firma können jeweils nur auf die Personalakten im FILERO-Archiv zugreifen, für die sie eine entsprechende Berechtigung haben.

Für neu eingetroffene Belege sucht der Personalsachbearbeiter der Firma den betreffenden Mitarbeiter im FILERO-Archiv, positioniert den Kursor auf dem entsprechenden gewünschten Register der Personalakte und löst den Barcodedruck aus. Anschließend wird der Beleg mit dem Barcode an die zentrale Scanstelle gesandt. Dort wird der Beleg gescannt und dann in ein definiertes Verzeichnis mit einer XML-Datei abgelegt. Anhand der Barcodenummer weiß die API-Schnittstelle von FILERO, wo der Beleg nach dem Import im System abgelegt werden soll. Beim Import wird der Beleg automatisch OCR-gelesen und indiziert.

Parallel dazu wird der Beleg im Archiv in die Personalakte eingelegt, wenn er im Original aufbewahrt werden muss. Personalakten müssen nur noch in Ausnahmefällen an Mitarbeiter ausgegeben werden.

Wenn ein Mitarbeiter z. B. an einen anderen Standort wechselt, kann es notwendig werden, die Zugriffsrechte auf die Digitale Personalakte zu ändern. Dies wird ebenfalls durch die FILERO-API im Zuge der täglichen Replikation der Lohnstammdaten vorgenommen.

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