FILERO-Einführung bei C.F.Maier

IT-Leiter Michael Rasbach (C.F. Maier GmbH & Co KG) berichtet kurz und sehr prägnant über die äußerst erfolgreiche Einführung von FILERO im Unternehmen. Eine Besonderheit dabei ist der erste Produktiveinsatz der neuen FILERO-SAP/R3-Schnittstelle der LIB-IT DMS GmbH.

Projekt Einführung eines Archivsystems bei der C.F. Maier Gruppe

Folgende Voraussetzungen sollten erfüllt werden:

• Revisionssichere Ablage aller geschäftsrelevanten Vorgänge (Office-Dokumente, pdf-Dateien, Bilder, E-Mails usw.)
• Volltext-Recherche
• Anmeldung über LDAP
• SAP^®-Schnittstelle
• Automatische Ablage der SAP^®-Ausgangsdokumente: Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung
• Digitale RE-Eingangsverarbeitung mit automatischer Verbuchung im SAP^®
• Ablage sonstiger SAP^®-Belege
• Ablösung des CFM-Intranets

Beim Vergleich der am Markt gängigen Archivsysteme mit SAP^®-Schnittstelle wurde sehr schnell klar, dass sich FILERO in einigen markanten Details von den Mitbewerbern unterscheidet.

• In FILERO werden die Daten strukturiert abgelegt. Die Anwender „fühlen sich zu Hause“
• Keine Verschlagwortung nötig
• Volltextsuche mit Suchergebnissen im Sekundenbereich (ähnlich Google^®)
• SAP^®-Ausgangs- und -Eingangsbelege werden strukturiert abgelegt
• Flexibilität
• Einfache Administrierbarkeit
• Kostengünstigster Anbieter

Einführung

Zuerst wurden alle QM-Dokumente und Verfahrensanweisungen der C.F. Maier Gruppe in FILERO maschinell übernommen. Die Anwender erhielten eine Schulung, wie in dem System gesucht werden kann und wie die Daten in der angelegten Struktur abgelegt sind. Durch die Anbindung an das Windows Active Directory (LDAP) unseres Unternehmens konnten sofort alle Anwender von C.F. Maier weltweit auf das System zugreifen. Die Akzeptanz war bei allen sofort vorhanden.

Im zweiten Schritt wurde die komfortabel administrierbare SAP^®-Schnittstelle eingerichtet, mit der Ausgangsrechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen aus dem SAP^® automatisch strukturiert „an den Kunden“ im FILERO abgelegt werden.

Gleichzeitig wurde begonnen, die Eingangsrechnungen mit Barcode zentral zu scannen und im FILERO abzulegen. Die Belege werden im SAP^® verbucht und automatisch über die SAP^®-Schnittstelle im FILERO „an den Kunden“ umgehängt. Die Durchlaufzeiten der Eingangsbelege konnten so von mehreren Wochen auf max. zwei Tage reduziert werden.

Die SAP^®-Aus- und Eingangs-Dokumente, die im FILERO abgelegt sind, können im SAP^® angezeigt werden. Parallel dazu kann im FILERO per Volltextsuche in den Dokumenten gesucht werden. Die Anwender haben nun die Möglichkeit, auch ohne SAP^® , ihre entsprechenden Informationen zu erhalten.
Einige Anwender sagten: „Das macht ja richtig Spaß mit dem neuen FILERO zu arbeiten“.

Danach wurde das Intranet im FILERO abgebildet.
Im nächsten Schritt werden alle geschäftsrelevanten Daten ins FILERO übernommen und ein CRM aufgebaut.

Das äußerst kompetente Team der LIB-IT DMS GmbH fand bisher für alle C.F. Maier-Anforderungen kreative Lösungen, um sie im FILERO abzubilden. Fast immer können diese Lösungen ohne großen Aufwand sofort im System umgesetzt werden.

Abschließend kann man sagen, dass wir mit FILERO nicht nur ein Archivsystem gekauft haben, sondern ein flexibel ausbaubares Informations-Management-System, mit dem bspw. auch ein CRM-System problemlos abgebildet werden kann.

Michael Rasbach
C.F. Maier GmbH & Co KG
IT-Leiter