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FILERO als Archiv für ERP-Systeme


Als Messeneuheit bei der DMS EXPO 2011 präsentiert die LIB-IT DMS GmbH den FILERO-ERP-Server, mit dem ERP-Daten im unternehmensweit eingesetzten Enterprise Information Management System FILERO nachgenutzt und Belege aller Art einfach auffindbar gemacht und revisionssicher archiviert werden.

Das Enterprise Information Management System FILERO kann in einer Vielzahl von Ausprägungen benutzt werden, z.B. als zentrales Informations- und Archivierungssystem eines Unternehmens mit exzellenten Fähigkeiten zur Datenintegration, als CRM, als DMS, als Mailarchiv, als Records Managementsystem, als Wissensmanagementsystem, als Belegund Rechnungsarchiv, zur Verwaltung physikalischer Archive und, und, und …

Neu hinzu kommt zur DMS EXPO 2011 der FILERO-ERP-Server, der FILERO zum idealen elektronischen Archiv eines ERP-Systems macht. 

Viele ERP-Systeme können zwar grundsätzlich archivieren, aber zahlreiche ERP-Kunden bewerten die Archivierungsmöglichkeiten der eingesetzten ERP-Systeme als nicht optimal und beklagen vor allem die unzureichenden Fähigkeiten zur Datenintegration, nicht hinreichend ausgebaute Suchmöglichkeiten (z.B. keine „Google TM -like“-Volltext-Suche) sowie lange Antwortzeiten. Hier kommt FILERO als System zur Integration von Informationen, Daten und Dokumenten und als Archivsystem ins Spiel.

Übernahme von Stammdaten

Mit dem FILERO ERP-Server ist es möglich, beliebige Stammdaten aus einem ERP-System nach FILERO zu übernehmen, z.B. mittels IDoc für SAP ® . Dabei können z.B. Angaben zu Kreditoren und Debitoren in nahezu beliebigen, kundenspezifischen Strukturen in FILERO abgelegt werden.

Mehrwert durch Datenintegration

Damit ist es leicht, diese im ERP-System erfassten Stammdaten nachzunutzen, sie allen Mitarbeitern zugänglich zu machen und sie mit allen anderen Informationen zu kombinieren, die sich auf den jeweiligen Geschäftspartner beziehen, z.B. Kontakte, Verträge, Projekte, Schriftverkehr inkl. E-Mails mit Attachments. Alle Daten sind in FILERO mit einer Vielzahl von ausgefeilten Suchmethoden recherchierbar, sind durch ein ausgeklügeltes System von Zugriffsrechten vor unbefugtem Zugriff geschützt und sind gleichzeitig gesetzeskonform und revisionssicher archiviert. Das alles in einer leicht zu bedienenden, benutzerfreundlichen, webbasierten Anwendung.

Wenn das ERP-System es zulässt und das Unternehmen es wünscht, können über den FILERO-ERP-Server auch Daten in das ERP-System zurückgeschrieben werden, z.B. für die Änderung von Stamm- und Adressdaten. Dabei bleibt in der FILERO Versionshistorie immer mit Datum und Uhrzeit sichtbar, welcher User welche inhaltliche Änderung durchgeführt hat.

Archivierung von Belegen aller Art

Neben der Integration von Stammdaten in die für alle Mitarbeiter zugängliche Unternehmensinformation spielt natürlich auch die Nutzung von FILERO als Content Repository eine entscheidende Rolle. Ebenso wie mit SAP ® ArchiveLink ® können auch aus anderen ERP-Systemen heraus beliebige Belege wie z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Produktionsdokumentationen u.v.a.m. nach FILERO übernommen und dort zusammen mit dem zugehörigen Schriftverkehr archiviert werden.

Die FILERO OCR-Erkennung und Volltextindexierung sorgen dafür, dass diese Belege ebenso einfach suchbar und zugreifbar sind wie jede andere Information in FILERO.

Über LIB-IT DMS

Die LIB-IT DMS GmbH ist spezialisiert auf das Datenmanagement von Unternehmensdaten – branchenunabhängig und für Unternehmen jeder Größe. Ein spezialisiertes Expertenteam berät und betreut Firmen sehr individuell und kundenorientiert bei der Einführung von FILERO und anderen assoziierten Produkten. Datenübernahmen und Organisationsberatung gehören ebenso zum Portfolio wie anwenderspezifische Dokumentation und Schulung


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