Workflow

Was ist Workflow und wie kann ich davon profitieren?

Workflow (Arbeitsablauf) verweist auf die Verwaltung eines komplizierten Prozesses, der mehrere Ressourcen und Mitarbeiter erfordert, um ein endgültiges Produkt oder Ergebnis zu produzieren. Unterschiedliche Schritte müssen unternommen werden, um das Projekt zu erledigen. Das Workflow-Management (Ablauforganisation) fordert einen Mitarbeiter auf, eine Aufgabe zu erledigen, aber erst dann, wenn alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt bzw. alle Vorarbeiten erledigt sind. Der 'Posteingang' der Mitarbeiter wird nicht mit vielen Aufgaben voll gestopft, die noch gar nicht erledigt werden können. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter einfach erkennen können, welche Aufgabe Sie derzeit erledigen müssen.

Sobald ein Mitarbeiter seine Aufgabe erledigt hat, leitet das Workflow-Management das Projekt automatisch an den nächsten Mitarbeiter im Ablaufplan weiter. Dies beschleunigt den Prozess und reduziert die Notwendigkeit, E-Mails oder Telefonate zu nutzen, um den nächsten Mitarbeiter darüber zu informieren, dass er jetzt am Zug ist.

Ein gut konstruierter Ablaufplan stellt sicher, dass nicht aus Versehen Prozess-schritte ausgelassen werden.

Wie hilft FILERO mir, Dokumente im Prozessverlauf zu verfolgen?

FILERO hat viele flexible Funktionen, die benutzt werden können, um Workflow effektiv zu organisieren.

FILERO kann Sie automatisch benachrichtigen, wenn ein Datensatz / ein Vorgang weiter bearbeitet werden kann. Außerdem erlaubt die Funktion 'Feldsuche' nach Datensätzen zu suchen, wo ein bestimmtes Feld einen bestimmten Eintrag enthält. Der Eintrag könnte z.B. signalisieren, dass das Projekt jetzt für den nächsten Mitarbeiter zur Verfügung steht. Wenn Sie diese Feldsuche als Schnellsuche speichern, können Sie auf diese Weise während des Tages bei allen Projekten auf dem Laufenden bleiben.

Können Projektleiter den Prozessfortschritt bei einzelnen Mitarbeitern beobachten, um Aufgaben gleichmäßig zu verteilen und Produktivität zu garantieren?

Ja. Der Projektleiter kann recherchieren, um zu sehen, genau was jeder einzelner Mitarbeiter erfolgreich erledigt hat. Er kann auf diese Weise sofort sehen, wo die Engpässe im Prozess sind.

Erlaubt das System mehreren Benutzern gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten?

Ohne eine Debatte über die Zweckmäßigkeit dieser Vorgehensweise lostreten zu wollen (besonders in Bezug auf das Risiko der Nichterfüllung der rechtlichen Voraussetzungen), ist dies mit FILERO möglich.

FILERO hat eine fortgeschrittene Versionierungsfunktion, die benutzt wird, um alle Änderungen an einem Dokument zu dokumentieren. Wenn ein Benutzer ein Word-Dokument bearbeiten will, kann er aus FILERO heraus mittels des lila Ordner-Icons öffnen. Nachdem alle Änderungen durchgeführt wurden, klickt der Benutzer einfach auf die Schaltfläche "In FILERO aktualisieren" auf der Symbolleiste in MS Word. Das Dokument wird an FILERO zurückgesandt (an genau den gleichen Ablageort). Das Dokument hat jetzt eine automatisch erhöhte FILERO Versionsnummer. Da das aktualisierte Dokument die aktuellste Version des Dokumentes ist, wird diese in einer Trefferliste angezeigt, wenn nach dem Dokument gesucht wird.

Wenn jemand dasselbe Dokument abruft, bearbeitet und wieder an FILERO sendet, wird das Dokument wieder eine neue Versionsnummer erhalten. FILERO wird auch den Namen des zuständigen Benutzers protokollieren. Wenn zwei Benutzer gleichzeitig am selben Dokument arbeiten, werden Sie beide eine neue Version des Dokumentes in FILERO erstellen. Alle Versionen eines Dokumentes werden in FILERO gespeichert und sind einfach wieder zugreifbar.

Diese Situation sollte kein Problem sein, da es eine klare Verfahrensweise gibt, die dieses Problem löst. Um die Änderungen der zwei Benutzer in einem einzigen Dokument zu verbinden, kann man die beiden Versionen aus FILERO abrufen und dann die MS Word Funktion "Vergleichen und Kombinieren" nutzen, um ein zusammengefasstes Dokument zu erstellen und Widersprüche aufzufinden. Das endgültige Dokument kann dann wieder an FILERO gesandt werden und wird automatisch als aktuellste Version gespeichert.

FILERO beim 106. Bibliothekartag

Enterprise Information Management in Hochschulen und Bibliotheken

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