FILERO & Sicherheit

Kann ich für Benutzer die Möglichkeit einschränken, Funktionen wie das Lesen, das Drucken und den Export von Daten zu nutzen?

Ja. In FILERO können Sie Rechte für jeden Datensatz, jedes Dokument oder für jeden Hierarchielevel im Strukturbaum einrichten. Wenn ein Dokument einem Benutzer nicht angezeigt wird, kann es auch nicht gedruckt oder als E-Mail geschickt werden. Benutzer ohne die entsprechenden Rechte werden nicht wissen, dass das Dokument oder der Datensatz existiert, da sie nicht in der Trefferliste einer Suche erscheinen werden.

Bietet die Software eine hierarchische Berechtigungsstruktur, die verschiedene Funktionalität auf verschiedenen Ebenen erlaubt?

Ja. In FILERO kann man den Zugang für einzelne Benutzer, mehrere Benutzer oder Benutzergruppen bis hin zu einzelnen Feldern von Datensätzen für folgende Optionen beschränken: Lesen, Löschen, Schreiben und Anzeige Historie.

Hat das Dokumenten-Management System Funktionen für die Verwaltung und Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten?

Ja. FILERO protokolliert genau, wer ein Dokument geändert hat und genau was geändert wurde. Dieser 'Historiensatz' kann nur eingesehen werden, wenn der Benutzer hierzu die erforderlichen Rechte hat. Auch der Administrator kann diese Protokoll-Funktion nicht ausschalten.

Protokolliert das System jede Aktivität eines Benutzers mit Informationen wie z.B. Arbeitsplatz, Netzwerkadresse, Datum und Uhrzeit?

Der Server kann so konfiguriert werden, dass alle diese Angaben protokolliert werden. FILERO zeigt dem Benutzer, wer die Informationen geändert hat, was geändert wurde und wann die Änderung erfolgte. Es wird ein Historiensatz erstellt, der eine Übersicht aller Änderungen enthält. Alle Daten können deshalb immer in FILERO gefunden werden - auch wenn ein Name, eine Adresse oder Produktinformationen geändert wurden.

Wie kann ich sensible Informationen in einem Dokument schützen?

Die einfachste Methode, sensible Informationen in einem Dokument zu schützen, ist das Speichern des Dokumentes mit den entsprechenden Zugriffsbeschränkungen. Da Fehler passieren können, kann die Mischung von sensiblen und einfach zugänglichen Informationen in einem einzigen Dokument riskant sein.

Wenn Sie unbedingt einen Teil eines Dokumentes bereitstellen aber einen anderen Teil desselben Dokumentes schützen müssen, empfehlen wir die Erstellung von zwei verschiedenen Dokumenten.

Erst speichern Sie das originale Dokument in FILERO in einem beschränkten Standort. Rufen Sie das Dokument in seinem normalen Editorprogramm (z.B. Microsoft Word) auf. Bearbeiten Sie das Dokument und entfernen die sensiblen Informationen. Dann speichern Sie das bearbeitende Dokument in einem anderen Standort in FILERO, der niedrige Zugriffsbeschränkungen hat. Diese Methode erlaubt eine klare Trennung zwischen Dokumenten, die sensiblen Informationen enthalten, und bearbeitende Dokumenten, die nur die nicht sensiblen Informationen enthalten.

Für Daten, die in einem FILERO Datensatz gespeichert sind, können Sie Rechte auf der Feld-Ebene festlegen. Was bedeutet das? Sie können z.B. gewisse Felder von Benutzern oder Benutzergruppen 'verstecken', so dass Benutzer ohne die entsprechenden Zugriffsrechte diese Felder nicht sehen können.

Wie sicher ist das Dokumenten-Management System?

FILERO ist extrem sicher. Es ist zur Erfüllung strenger europäischer (EU) rechtlichen Voraussetzungen gedacht. Die Backend-Datenbank wird weltweit auch in vielen sicherheitskritischen Anwendungen benutzt. Die Verwendung eines SSL-Zertifikates für den Browser und für SOAP-Meldungen wird dringend angeraten.

Welche Verschlüsselung wird für Passworte und Bilder benutzt?

Passwörter werden gemäß den standardmäßigen Windows-Passwort-Verfahren behandelt. Der Administrator kann außerdem festlegen, dass Benutzer regelmäßig veranlasst werden, ihre Passwörter zu ändern, und dass Passworte nach einem bestimmten Muster aufzubauen sind (Sonderzeichen, Ziffern, Stellenzahl etc.).

Bilder werden in FILERO nicht automatisch verschlüsselt. Sie können jedoch Bilder vor dem Senden an FILERO verschlüsseln und dann sie als Binärdateien (Bitreihe) speichern. Um die verschlüsselten Bilder wieder zu sehen, muss der Benutzer die relevanten Verschlüsselungssoftware und den geheimen Schlüssel haben.

Bietet das System außer Haus dieselbe Sicherheit wie hausintern?

Ja, sofern eine entsprechende Verschlüsselung erfolgt , z.B. über SSL (Secure Socket Layer) auf dem Server.

Video: FILERO

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