Set-Up und Pflege

Wie hoch ist der Personalaufwand für den Systembetrieb?

Der Personalaufwand ist extrem niedrig. Ein FILERO-System kann innerhalb weniger Stunden installiert werden. Das System kann monatelang mit minimalem Pflegeaufwand laufen. Auch Updates/Upgrades dauern nur wenige Stunden. Diese sind im Normalfall zwei- oder dreimal pro Jahr durchzuführen.

Zum regelmäßigen Pflegeaufwand gehört die Kontrolle des Speicherplatzes, damit bei Bedarf zusätzlicher Speicherplatz zugewiesen werden kann. Außerdem sollte regelmäßig geprüft werden, ob die Datensicherungen ordnungsgemäß stattfindet, und dass die Datensicherung erfolgreich zurückgespielt werden kann.

Beschreiben Sie den Prozess für die Übertragung von Daten aus bestehenden Datenbanken einer Organisation.

FILERO hat ein leistungsfähiges API-Integrationstool, das Daten aus anderen Systemen automatisiert nach FILERO übertragen kann. Die Einrichtung einer solchen Funktion erfordert einen Programmierer. Sie können mit diesem Tool diverse Datensysteme einmalig oder auch im laufenden Betrieb immer wieder konsolidieren.

Mit der FILERO API können Sie die Echt-Zeit-Übertragung oder -Vervielfältigung von Daten zwischen bestehenden Anwendungen betreiben. Außerdem können Sie Daten in FILERO online auf den neuesten Stand bringen, und anschließend die aktualisierten Daten in andere bestehende Systeme übertragen.

Beispiel: Sie sind mit der Anwenderoberfläche Ihres Personalverwaltungssystems vertraut und nutzen dieses zur Dateneingabe. Die FILERO-API übertragt die Daten automatisch nach FILERO, wo sie volltext-indexiert und suchbar gemacht werden. Auf die Personaldaten kann danach über die FILERO-Weboberfläche zugegriffen werden (sofern der Benutzer die relevanten Benutzerrechte hat!).

Beschreiben Sie, welche Informationen übertragen werden sowie die Sicherheit der Daten, wenn man Daten aus bestehenden Datenbanken übertragt und aktualisiert.

FILERO übertragt nur die Daten, die Sie übertragen lassen wollen. Es muss kein Komplettexport aller Daten sein. Für die Sicherheit beim Datentausch gelten die gleichen Konditionen wie bei der Online-Dateneingabe: Benutzer-Berechtigungen und Datenverbindungen, die in dem Übertragungssystem benutzt werden, spielen die entscheidende Rolle. Da sensible Informationen übertragen werden können, sollte dieser Prozess idealerweise also nur mit Verschlüsselung oder geschützter Verbindung gemacht werden.

Kann man als Kunde eigene spezifische Anpassungen erstellen oder muss dies durch Mitarbeiter von LIB-IT DMS erfolgen?

Mit FILERO ist es möglich, eigene individuell angepasste Datenklassen und -strukturen zu erstellen. Das ist ein großer Pluspunkt von FILERO, da dies Ihnen Unabhängigkeit von uns als Hersteller ermöglicht. Nach entsprechender Einweisung können Sie das System autonom betreiben.

In das System ist die jahrelange Berufserfahrung von Bibliothekaren eingeflossen, so dass FILERO sehr durchdacht und intuitiv zu benutzen ist. In jedem Unternehmen sollte eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern über die relevanten Administrationsrechte verfügen, um gewünschte Änderungen durchzuführen. Die FILERO-Administrationsschulung stellt sicher, dass Ihre Systemadministratoren die relevanten Kenntnisse und Fähigkeiten haben.

Benutzer- und Benutzergruppenmanagement kann ebenfalls vollständig den Bedürfnissen des Unternehmens angepasst werden (falls dies in FILERO und nicht über LDAP erfolgt). Alle Sicherheitseinstellungen können über die FILERO-Weboberfläche angepasst werden, so dass ein Administrator überall mit einem gesicherten Webbrowser arbeiten kann. Dies bedeutet, dass der Administrator schnell auf die Aufforderungen von der Geschäfts- oder Projektleitung reagieren kann - z.B. bei der Erstellung neuer Benutzerkonten, Eingabemasken oder Datenklassen.

Denkbar ist z.B. eine Datenklasse in FILERO, die den Managern oder der Personalverwaltung erlaubt, neue Benutzerkonten für neue Mitarbeiter anzufordern. Wenn der FILERO-Administrator einen RSS-Feed einrichtet, wird er umgehend über die Anforderung informiert und kann sofort ein neues Konto erstellen.

Bietet das System webbasierte Administration?

Ja. FILERO ist ein völlig web-basiertes System: die Administration kann deshalb ebenfalls online durchgeführt werden.

Beschreiben Sie die Reporting-Möglichkeiten. Kann der Benutzer Reports selbst anpassen?

ReportWeaver ist eine weitverbreitete Reporting-Lösung, die mit FILERO integriert ist. Administratoren können Reports in ReportWeaver mit einem graphischen Editor erstellen. Reports werden in FILERO eingebunden und die Sicherheitseinstellungen werden ebenfalls in FILERO vorgenommen.

Um einen Report auszuführen, können Benutzer Reports aus einer Liste auf der Menüleiste in FILERO wählen. Nachdem der Report ausgeführt worden ist, werden die Resultate immer als PDF-Datei am Bildschirm angezeigt. Diese PDF-Datei kann gedruckt, gespeichert oder als E-Mail versendet werden.

Es gibt grundsätzlich keine Beschränkung in Bezug auf die Anzahl Reports, die produziert werden können. Die Anzahl ist jedoch abhängig von der eingesetzten ReportWeaver Lizenz.

Video: FILERO

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