Implementierung, Schulung und Support

Beschreiben Sie den Prozess für technische Integration, Implementation, Schulung, technischen Support und Kundendienst für Ihre Software.

  1. Sie werden einen Plan für die Organisation von Daten und Dokumenten entwickeln, mit dem Sie in FILERO arbeiten wollen. Dies ist ein sehr wichtiger Schritt, der alle entschlussfreudigen Entscheidungsträger im Unternehmen einbeziehen muss, und der eine detaillierte Analyse Ihrer Informationsstruktur und der gegenwärtigen Geschäftsprozesse sowie Ihr Konzept zur Informations- und Archivierungsstrategie einschließen muss. Dieser Prozess sollte auch die Festlegung einer Zugriffs-und Berechtigungsstruktur für die verschiedenen Datentypen und Benutzer einschließen. Wenn Sie schon LDAP haben, können Sie die bestehenden Sicherheitseinstellungen aus dem LDAP-System nutzen. Entweder wir oder unsere Partner werden Sie durch den Prozess begleiten. Abhängig von der Größe der FILERO-Installation benötigt dieser Prozess normalerweise zirka 5 Tage (mit 1 oder 2 Tagen für FILERO API-Schulung). Am Ende dieses Prozesses wird FILERO einsatzfähig sein! Dieser Prozess ist vielleicht die schwierigste Phase einer FILERO-Implementation. Der große Vorteil von FILERO ist, dass Sie die Software nach der Installation optional in mehreren Phasen implementieren können, z.B. Abteilung für Abteilung oder zunächst die E-Mail-Archivierung, dann das Dokumentenmanagement, oder zunächst eine Datenübernahme aus anderen Systemen und darauf aufbauend der Produktivbetrieb mit FILERO oder, oder … oder … oder... Das garantiert einen nahtlosen Übergang.
  2. Wenn Sie andere Systeme, Dateien oder Datenbanken haben, die nach FILERO importiert oder mit FILERO integriert werden sollen, müssen Sie die Spezifikation festlegen, damit wir oder Sie den Datentransfer mit der FILERO API abbilden können.
  3. Wir fangen mit der Schulung für IT-Administratoren und entschlussfreudige Entscheidungsträger (FILERO-Administratoren) an. Abhängig von Ihrer gewählten Serverhardware und den Betriebssystemlizenzen schulen wir Ihre IT-Mitarbeiter, FILERO zu installieren und Hardware und IIS oder Apache usw. zu konfigurieren.
  4. Die Objektklassen, die Datenstruktur und das Layout des Displays werden im FILERO-Systembereich (Administrationsbereich) erstellt. Ihre FILERO-Administratoren können das selbst machen (nach entsprechender Schulung durch uns oder unsere Partner), oder wir können dies gemäß Ihren Spezifikationen durchführen. Neue Elemente können einfach nach Bedarf hinzugefügt werden, aber wie mit allen Ablagesystemen muss es zuerst mindestens eine 'Grundstruktur' geben, damit dies leicht und effektiv erfolgen kann.
  5. Erst häufig benutzte Reports werden erstellt, in FILERO hinterlegt und mit Zugriffsberechtigungen versehen. Weitere Reports können später hinzugefügt werden.
  6. Das FILERO Client Plug-In wird an den Arbeitsplätzen der FILERO Benutzer installiert. Ihre IT-Abteilung kann das über das Netzwerk oder auf jedem einzelnen Arbeitsplatz durchführen, oder wir können das für Sie machen.
  7. Die Key-User erhalten eine FILERO Grundlagenschulung. Diese Benutzer können dann andere Benutzer selbst schulen. Alternativ können alle Benutzer zusammen eine Schulung durch uns oder unsere Partner erhalten.
  8. Benutzer können unmittelbar beginnen, FILERO anzuwenden. Wenn Benutzer mit FILERO kompetent arbeiten können, werden sie relativ schnell nach Änderungen / Ergänzungen der Datenstruktur fragen, um neue Objekte im System ablegen oder weitere Prozesse mit Hilfe von FILERO steuern zu können. Die Geschäftsleitung, die Fachabteilungen und die FILERO-Administratoren sollten eng zusammenarbeiten, um die optimalen Ablagestrukturen und Verfahrensweisen herauszufinden und in FILERO umzusetzen.
  9. Wir bieten technischen und fachlichen Support sowie Consulting bei der Datenorganisation und beim Datenbankaufbau an.
  10. Wir bieten laufenden Support (einschließlich Upgrades/Updates) an.

Beschreiben Sie Frequenz und Verfahrensweise der FILERO-Updates.

FILERO-Updates werden zwei- oder dreimal pro Jahr herausgegeben. Sie schließen fast immer neue Funktionalitäten oder Verbesserungen der Oberfläche ein, die von Benutzern angeregt wurden. Das Installieren von Updates dauert normalerweise nur wenige Stunden. Während dieses Prozesses steht die FILERO-Datenbank nicht zur Verfügung.

Vor dem Update empfehlen wir dringend die Lektüre der zugehörigen Versionsinformationen und der Liesmich-Datei!

Bevor Updates installiert werden, muss sichergestellt sein, dass ein funktionierendes Backup der Daten erstellt wurde, und dass alle Voraussetzungen im Hinblick das Betriebssystem und die sich gegenseitig beeinflussenden Komponenten erfüllt sind. Die Datenbank-Down-Time sollte so geplant werden, dass Geschäftsprozesse nicht gestört werden. Nach dem Update sollte das System mit vorher festgelegten Szenarien getestet werden, um festzustellen, ob der volle Funktionsumfang sowie alle neuen Funktionen zur Verfügung stehen.

Beschreiben Sie Schulungsaufwand und Schulungsmöglichkeiten.

Der Schulungsaufwand richtet sich nach den Vorkenntnissen der Mitarbeiter und danach, ob sie FILERO als Administrator oder als Anwender benutzen werden. FILERO-Administratoren benötigen 30 bis 40 Stunden, Key-User etwa 5 bis 10 Stunden. Normale Anwender benötigen in der Regel nur eine kurze Einweisung von bis zu 5 Stunden, bevor sie mit dem System arbeiten können.

FILERO wird mit einem sehr guten Benutzerhandbuch und einem umfassenden Administrationshandbuch ausgeliefert. Benutzer können auch die ausführliche kontextabhängige Online-Hilfe benutzen, die von jedem FILERO-Bildschirm aus aufgerufen werden kann. Die Online-Hilfe kann um einen kundenspezifischen Teil ergänzt werden, der speziell auf Ihre FILERO-Installation, Ihre Organisation und Ihre Datenstruktur eingeht. So können z.B. neue Mitarbeiter oder Zeitarbeitskräfte sehr schnell mit FILERO vertraut werden.

Beschreiben Sie die Art von Support, die Sie als Hersteller von FILERO leisten.

Supportkonditionen sind verhandelbar, prinzipiell kann aber Support 24/7 zur Verfügung gestellt werden (falls erforderlich). Wir bieten täglichen Telefon- und E-Mail-Support an sowie bei Bedarf auch Vorort-Support innerhalb von 24-48 Stunden. Vorort-Support wird nur selten in Anspruch genommen, da die meisten Fälle via Remote-Zugriff über Tools wie Beam2Support oder VPN abgewickelt werden.

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