FILERO und meine Organisation

Kann das gesamte Unternehmenswissen an einem Ort gespeichert werden?

Ja! FILERO ist anwenderspezifisch ausgelegt. Es ist dazu gedacht, alle Ihre Geschäftstätigkeiten zu umfassen. In FILERO können Sie alle Arten von strukturierten und unstrukturierten Daten speichern und indexieren: Dokumente, E-Mails mit Anhängen, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, PDFs, Bilder, CAD und fast alle anderen Dateitypen. Deshalb kann eine Organisation alle ihre strukturierten und unstrukturierten Daten in FILERO speichern und finden: kundenbezogene Informationen, Reiseunterlagen, Versicherungsunterlagen, Fotos, Pläne, CAD, Skizzen, Audiodateien, Adressbücher, Telefonbücher, Archive, Inventare, Informationen über den Verbleib physischer Materialien, Internet-Ressourcen (mit direktem Link), Dienstverträge, Personalakten, Leistungsnachweise, Rechnungen, Einkaufsnachweise, Informationen über Software-Lizenzen, usw. - alles, was für Ihre Organisation relevant ist.

FILERO speichert nicht nur alle diese verschiedenen Datentypen, sondern archiviert und organisiert die Daten auch. Sie können alle Daten in ihrem originalen Format wieder aufrufen. Auch wenn Microsoft keinen Support für alte Dateiformate mehr bietet, kann man diese Dateien noch aus FILERO aufrufen, da FILERO die Informationen als 'BitStrom' speichert.

Welche Suchmöglichkeiten bietet FILERO ?

FILERO indexiert jedes Dokument - auch gescannte Dokumente (diese können mittels ABBYY FineReader OCR-analysiert werden) - das als Dokument übertragen wird. Alle in Feldern eingetragenen Daten werden ebenfalls vollständig indexiert. Einfach ausgedrückt 'liest' FILERO alle Dokumente/Daten, so dass sie volltext-recherchierbar sind.

FILERO bietet drei schnelle Volltextsuchmethoden - jede von ihnen durchsucht den gesamten Datenbestand:

  • Die globale Suche ist eine umfassende 'Google-Stil' Suche. Sie kann von jedem Bildschirm in FILERO aus benutzt werden.
  • Die Kategoriesuche erlaubt dem Benutzer, den Daten- oder Dokumenttyp zu wählen.
  • Die Feldsuche erlaubt eine spezifische Suche in einem Feld. Bei E-Mails z. B. erlaubt dies die gezielte Suche nach Absender, Empfänger, Betreff etc.

Alle FILERO-Suchen können als Schnellsuchen gespeichert werden. Diese Suchen können entweder durch den Administrator für alle Benutzer oder für einzelne Benutzergruppen oder durch den Benutzer selbst eingerichtet werden. Schnellsuchen erscheinen sowohl auf der Hauptseite als auch auf dem Hauptmenü auf jeder Seite.

FILERO sucht auch in früheren Datensätzen oder früheren Versionen eines Dokumentes: deshalb können Datensätze oder Dokumente auch dann noch gefunden werden, wenn der Name oder andere Elemente eines Datensatzes geändert wurden.

Die Suchoptionen in FILERO sind sicher. Benutzer sehen nur die Dokumente und Daten, für die sie die entsprechenden Zugriffsrechte haben. Dokumente oder Daten, die das Suchkriterium erfüllen, für die der Benutzer aber kein Zugriffsrecht hat, werden nicht in der Trefferliste angezeigt.

Die FILERO-Suchmaschine ist besonders leistungsfähig. Fortgeschrittene Benutzer können komplexe objektorientierte boolesche Suchen mit unkomplizierter Syntax einfach durchführen. Es gibt eine umfassende Online Hilfe und Informationen im Administrator- sowie im Benutzerhandbuch über hochentwickelte Suchen.

Welche Dateitypen können in FILERO importiert werden?

FILERO akzeptiert alle digitalen Dateitypen.

Außerdem hat FILERO eingebaute Funktionen, die automatisch Metadaten aus Dokumenten extrahieren (Erstellungsdatum, Änderungsdatum usw.) Diese Funktionen gelten für die häufig benutzten Dokumenttypen wie Word, Excel, Email und PDF. FILERO unterstützt alle Dateiformate, die von Microsoft anerkannt sind. (Ihr Administrator kann einen 'IFilter' installieren, wenn Sie das Extrahieren von Metadaten aus anderen Dateitypen unterstützen möchten).

Kann man Papier- und elektronische Dokumente einfach an das System senden?

FILERO ist für das einfache Senden von Dokumenten von einem PC an das System ausgelegt. Es gibt mehrere Methoden, mit denen man elektronische Dokumente an FILERO senden kann.

  • Wenn man mit MS Office Dokumenten oder in MS Outlook, Mozilla Thunderbird oder Lotus Notes arbeitet, können elektronische Dokumente direkt aus der Applikation heraus an FILERO gesendet werden. Dazu können Sie in der jeweiligen Anwendung einfach auf die Schaltfläche "Senden an FILERO" auf der Symbolleiste klicken.
  • Wenn Sie mit dem Windows Explorer arbeiten, genügt ein Rechtsklick auf die Datei und die Auswahl der Option "Senden an FILERO". Sie können dieselbe Methode auch für einen ganzen Ordner nutzen.
  • Der Übertragungsprozess wird mit dem FILERO Client Plug-In erleichtert. Der FILERO Client ist ein kleines Plug-In, das auf dem Arbeitsplatz des Benutzers installiert ist. Der Client kann benutzt werden, um den Übertragungsprozess zu überwachen. Sie können auch Dateien mit drag&drop auf das FILERO Client Fenster ziehen und an FILERO senden.

Nachdem Dokumente an FILERO gesandt wurden, sind sie im 'Dokumentenpool' des Benutzers zwischengespeichert. Mittels der Option "Neu - aus Dokumentenpool" auf der FILERO-Menüleiste fügt der Benutzer das Dokument an dem gewünschten Ablageort in dem für ihn maßgeschneiderten System hinzu. Im Dokumentenpool werden alle Dokumente aufgelistet und können aus- oder abgewählt werden. Mehrere Dokumente können gleichzeitig ausgewählt und übertragen werden.

Papierdokumente werden auf genau dieselbe Weise an FILERO gesendet, nachdem sie durch einen Scanprozess in elektronische Dateien umgewandelt wurden. Dokumente können mit einem zentralen Scanner, mit einem Netzwerkscanner oder mit einem Arbeitsplatz-Scanner gescannt werden. Die Daten werden OCR analysiert und volltext-recherchierbar gemacht.

Die leistungsfähige SOAP-basierte Progammierschnittstelle (API - application programming interface) erlaubt die Erstellung kundenspezifischer Anwendungen für das Hinzufügen von Dokumenten in FILERO.

Werden Faxe und E-Mails automatisch in FILERO registriert und archiviert?

Ein wesentliches Problem mit der automatischen Archivierung ist die Entscheidung, wo man Faxe oder E-Mails archivieren soll. Die Forschung und allgemeine Erfahrungen zeigen, dass der Betreff einer E-Mail oft dem genauen Inhalt einer E-Mail ganz und gar nicht entspricht.

Automatisches Speichern von E-Mails führt ggf. auch zum versehentlichen Speichern von Spam und anderen Dokumenten ohne geschäftlichen Hintergrund. Unserer Erfahrung nach ist die automatische Archivierung von E-Mails widersinnig, da man langfristig keine Zeit spart.

Alle Dokumente ­ inklusive E-Mails und deren Attachments ­ müssen laut Gesetzgeber periodengerecht archiviert und den betreffenden Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern zugeordnet werden. Alle Informationen müssen gesucht werden können und sowohl einer Revision standhalten als auch im Prozessfall alle Prüfungen bestehen.

Wenn Ihre Unternehmenspolitik erfordert, dass Sie jedes ankommende Fax und jede E-Mail - einschließlich Spam - speichern müssen, empfehlen wir die Speicherung von solchem Schriftverkehr auf der Ebene des E-Mail-Servers. Sie können dann alle Kommunikation in einem separaten Archiv unabhängig von FILERO speichern. Es kann Faxsoftware benutzt werden, die das Fax als E-Mail-Anhang schickt. Dann sind alle Dokumente funktionsgemäß und räumlich getrennt - alle Dokumente sind laut der Unternehmenspolitik automatisch sicher archiviert und alle unternehmenswichtigen E-Mails können in FILERO zusätzlich nach logischen Kriterien gespeichert werden und aus FILERO heraus für die tägliche Arbeit benutzt werden, sofern sie für den Arbeitsprozess wichtig sind.

Wie ist das System strukturiert?

Alle strukturierten und unstrukturierten Daten in FILERO sind in benutzerdefinierten Datenstrukturen gespeichert. Diese Datenstrukturen werden als "Klassen" bezeichnet. Der Benutzer kann so viele Klassen wie nötig definieren und diese innerhalb sogenannter Archive verbinden, um die Abhängigkeiten zwischen den Klassen festzulegen.

Für jede Klasse kann der Benutzer die benötigte Anzahl an Attributen (Feldern) definieren. Hierbei stehen verschiedene Typen (Zeit, Datum, Text, Zahl, Dezimal, Identnummern-Generator, Klassenlink, Flag, etc.) zur Verfügung. Für jeden Attributtyp kann der Systemadministrator weitere Parameter wie Pflichtfeld und Musterprüfung definieren, so dass die Dateneingabe nicht so fehleranfällig ist. Jede Ebene - Archiv, Klasse oder Attribut (Feld) - kann mit unterschiedlichen Zugriffsrechten ausgestattet werden.

FILERO basiert auf einer objektorientierten Datenbank. Objektorientierung? SQL-Abfragemöglichkeiten? Kein Grund zur Sorge - der Benutzer muss nichts über Datenbanken oder ihre Funktionen wissen, um FILERO zu nutzen.

Bietet das System genügend Platz, um die Anforderungen meiner wachsenden Organisation zu erfüllen?

Ja. FILERO ist skalierbar, solange Ihre Organisation genügend Hardware und Speicherplatz bereitstellt, um die Daten zu verarbeiten.

Es gibt keine inhärenten Begrenzungen der Skalierbarkeit der Software, der Datenbank oder der Anzahl Benutzer.

Ist das System divers genug, um in allen Abteilungen einer Organisation und von allen Standorten aus zu funktionieren?

Natürlich. FILERO wurde speziell im Hinblick auf Flexibilität und Anpassbarkeit konzipiert. Verschiedene Abteilungen und Standorte des Unternehmens können das System auf verschiedene Arten nutzen.

Zum Beispiel: die Verwaltung muss Verträge, Versicherungsinformationen, Kontaktdaten, Protokolle, Beurteilungen usw. speichern. Der Vertrieb muss Kundenkontakte, Informationen über Interessenten, Bestellungen, Lieferungen usw. speichern. Die Instandsetzungsabteilung will z.B. Informationen über den Notstromgenerator speichern und wieder aufrufen ...

FILERO ist besonders gut für die Bedürfnisse verschiedener Abteilungen geeignet. Jede Abteilung kann ihre eigenen Einstellungen für Zugriff und Sichtbarkeit einrichten, so dass Daten nur bei begründetem Informationsbedarf sichtbar und recherchierbar sind.

Kann ich auf alle Informationen sofort zugreifen?

Ja. Und zwar auf alle Daten, für die Sie die entsprechenden Zugriffsrechte haben.

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Kann ich neue Dokumente auf einfachem Weg erstellen?

Ja. FILERO ist für die Erstellung von neuen Dokumenten ausgelegt.

Da FILERO immer Dokumente in ihrem originalen Format (z.B. Word-Dokument) abruft, können Sie mehrere Word-Dokumente gleichzeitig abrufen und dann die Funktionen in Word nutzen, um die verschiedenen Dokumente zu kombinieren.

FILERO hat darüber hinaus eine Vorlage-Funktion, die Objekte in FILERO durchsucht, um Vorlagen in Programmen wie MS Wort mit Daten aus FILERO zu füllen. Die Report-Funktion in FILERO (ReportWeaver) nutzt auch echte Daten aus dem FILERO System, um völlig anpassbare Berichte zu erstellen.

Kann ich den Text in gescannten Dokumenten bearbeiten?

Ja. Sie können entweder nutzen, wenn Sie das Dokument scannen, oder der Text wird automatisch mit dem mitgelieferten OCR ABBYY FineReader Modul von einem Bild extrahiert.

Wie einfach kann ich Dokumente aus dem System heraus wieder verbreiten?

Es gibt drei einfache Methoden, um ein Dokument aus FILERO zu verbreiten.

  • Wenn alle Empfänger auch FILERO Benutzer sind, kopieren Sie einfach die Webadresse des Dokumentes aus der Adressleiste des Browsers, wenn Sie sich auf dem relevanten Datensatz befinden. Fügen Sie die Adresse in eine E-Mail ein und senden Sie die E-Mail. Die Empfänger müssen nur auf die Adresse in der E-Mail klicken, um FILERO auf diesem Datensatz zu öffnen. Sie können entweder das Dokument oder Datensatz direkt aus FILERO zugreifen oder mit nur einem Klick eine Kopie des Dokumentes auf ihrem eigenen Rechner speichern. Diese Methode vermeidet die Erstellung von mehreren Kopien desselben Dokumentes, die an unerwünschte Empfänger weitergeleitet werden könnten.
  • Sie können eine Kopie des Dokumentes sehr einfach als E-Mail senden. Wenn Sie ein Dokument in FILERO aufrufen, klicken Sie einfach auf das Icon 'Als Anhang an Email anfügen', um das Dokument als Anhang in Ihrem E-Mail anzuhängen. Wählen Sie die Empfänger des E-Mails aus und schicken Sie einfach die E-Mail.
  • Benutzer - z.B. eine Projektgruppe, die immer auf dem Laufenden bleiben wollen, wenn ein Dokument aktualisiert wird, können einen RSS-Feed abonnieren. Jedes Mal, das das Dokument upgedatet wird, kriegen Sie eine Meldung.

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