Die Prüfbarkeit der Daten

Die Prüfbarkeit der Daten ist einer der Hauptgrundsätze der meisten neuen Compliance-Regeln.

Revisionssichere Archivierung als Auflage

Alle Daten müssen nachprüfbar sein und dürfen nicht der Verfälschung oder Zerstörung vor dem Ende der festgelegten Schutzfrist preisgegeben werden. Die Konsequenzen sprechen für sich selbst:

Abschnitt 802 (a) des Sarbanes-Oxley Acts legt fest, dass die Veränderung oder Löschung von Dokumenten entweder mit Geldbußen oder mit bis zu 20 Jahren Freiheitsstrafe bestraft werden.

In FILERO ist jeglicher “Compliance Content” sicher archiviert und alle Veränderungen an den Daten werden mit Namen des Benutzers, Datum/Uhrzeit sowie Art  und Inhalt der Änderung protokolliert. Umfassende und leistungsfähige Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur Benutzer mit den relevanten Rechten Daten bearbeiten können. 

GoBS - die allgemeine Prinzipien

Es gibt ähnliche Gesetzgebungen in Deutschland. GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) wurde im Jahre 1995 eingeführt  und regelt die Verwaltung aller Daten, die für eine bestimmte Schutzfrist aufbewahrt werde müssen.

Die Prinzipien der GoBS liegen anderen Gesetzen und Richtlinien zugrunde, die digitale Archivierung regeln. Die allgemeinen Grundsätze der GoBS sind unten aufgelistet.

Ein gesicherter Prozess

Alle Daten müssen sicher archiviert werden. Kein Dokument soll verloren gehen (z.B. während der Übertragung).

FILERO ist extrem sicher. Es ist für die Erfüllung der strengen europäischen (EU) rechtlichen Voraussetzungen konzipiert. Die Backend-Datenbank wird auch in vielen sicherheitskritischen Anwendungen benutzt. Ein SSL-Zertifikat wird für den Browser und für SOAP-Kommunikation benutzt. Die übertragenen Dateninhalte sind ebenso sicher wie die Benutzerinformationen und die Datenverbindungen, die in dem Übertragungssystem benutzt werden. 

Originales Format

Alle Dokumente müssen in ihrem originalen Format gespeichert werden. Sie müssen wieder aufrufbar und druckbar sein.

In FILERO werden alle Dokumente in ihrem originalen Format gespeichert. Auch wenn alte Dateitypen nicht mehr unterstützt werden, können diese Dateien noch abgerufen werden, da FILERO die Dokumente als 'Bitstream' speichert.

Festgelegte Schutzfrist

Daten dürfen nicht während der festgelegten Schutzfrist gelöscht werden.

Die hohe Skalierbarkeit FILEROs bedeutet, dass eine sehr große Anzahl von Daten gespeichert werden kann. Das langfristige Speichern von Daten ist deshalb kein Problem. FILERO kann vollständig an die Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden - die Aufbewahrungsoptionen können spezifisch für die Bedürfnisse des Kunden und in Einklang mit den rechtlichen Anforderungen eingerichtet werden.

Nachvollziehbarkeit

Alle Dokumente müssen wieder auffindbar sein.

Alle Daten können einfach und schnell abgerufen werden, sofern der Benutzer die entsprechenden Zugriffsrechte hat. Ausgezeichnete Volltextsuchoptionen und eine klare, logische Struktur, die ganz nach den Erfordernissen einer Organisation anpassbar ist, erlauben das sofortige Wiederabrufen von Daten. Außerdem können in FILERO alle Versionen eines Dokumentes oder Datensatzes recherchiert werden. Auch wenn der Name des Dokumentes geändert worden ist, kann man es noch finden.

Schutz gegen Verfälschung

Alle Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden.

FILERO bietet komplett revisionssichere Archivierung. Alle Veränderungen an der Datenbank werden mit dem Namen des Benutzers, Datum/Uhrzeit sowie Art und Inhalt der Änderung aufgezeichnet. Alle Änderungen sind nachvollziehar, alle Versionen recherchierbar. Auch der Systemadministrator kann diese Schutzmechanismen nicht ausschalten. Zugriffsrechte können so erteilt werden, dass nur bestimmte Benutzer die erforderlichen Rechte haben, bestimmte Daten und Informationen zu bearbeiten. Alle Versionen eines Dokumentes sind voll versioniert und auf alle vorherigen Versionen kann zugegriffen werden.

Im Gegensatz zu anderen Systemen, die die Metadaten separat von den Dokumenten speichern, sind alle Metadaten in FILERO zusammen mit den entsprechenden Dokumenten in einer gesicherten Datenbank gespeichert. Auch Metadaten können deshalb nicht verfälscht werden.

Schutz gegen Verlust

Es dürfen keine Dokumente verloren gehen.

FILERO läuft auf einer extrem sicheren Datenbank - natürlich sind die üblichen Sicherungsmaßnahmen wie z.B. Backups unerläßlich. 

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