Elektronische Korrespondenz

Der rechtliche Status elektronischer Korrespondenz ändert sich.

Der weitaus größere Anteil der Kommunikation geschieht heutzutage in elektronischer Form. Die Verwaltung und Speicherung elektronischer Korrespondenz wird genau wie alle anderen digitalen Datentypen geregelt. Außerdem gibt es in vielen Ländern auch spezifische Regeln für die Verwaltung von elektronischer Korrespondenz.

e-Discovery

In den Vereinigten Staaten regelt die Gesetzgebung zum thema E-Discovery die Verwendung von digitalen Informationen als Beweismittel. Alle Daten können als Beweismittel benutzt werden – einschließlich E-Mails und auch Instant-Messaging. Brisant ist dabei, dass Inhalt und Qualität der Daten nachgewiesen werden kann. Das bedeutet, dass alle Daten richtig archiviert und fälschungssicher gespeichert werden müssen. Die Informationen müssen nach der relevanten Schutzfrist gelöscht werden. Daten wie E-Mails müssen auf Anforderung des Gerichtes zur Verfügung gestellt werden. Wenn ein Unternehmen relevantes Beweismaterial nicht bereitstellt, kann es weitere rechtliche Konsequenzen geben.

Elektronische Korrespondenz - eine Zeitbombe!

Besonders schwierig gestalten sich Ablage und Archivierung des Schriftverkehrs in Unternehmen. Hier erfolgen nur noch 20-30% der Unternehmenskommunikation per Post. Der weitaus größere Anteil der Kommunikation geschieht hingegen in elektronischer Form. Schätzungen zufolge wird bereits 70-80% aller Korrespondenz per E-Mail versandt. Für die darin enthaltenen Informationen (Mailtext oder Anhang) gibt es in 90 Prozent aller Unternehmen noch keine geregelte E-Mail-Ablage.

In vielen Unternehmen/Organisationen ist das E-Mail-System ohne jede organisatorische Begleitung eingeführt worden. Das bedeutet, dass mehrere Probleme im Zusammenhang mit elektronischer Korrespondenz entstanden sind:

  • Keine Ablageregelung für E-Mails, die an mehrere Empfänger gehen
  • Keine Kontrolle, ob und wie lange E-Mails aufbewahrt werden
  • Keine strukturierten, zentralen Ablageordner
  • Hauptkriterium für E-Mailablage ist der verfügbare Speicherplatz
  • Belegter Speicherplatz wird durch automatisches Löschen oder unorganisierte Datei-Archivierung "gelöst"
  • Nutzung des E-Mail Servers als Langzeitdatenspeicher, obwohl der E-Mail-Server dafür nicht konzipiert ist

Die Realisierung von zentraler E-Mail-Ablage

Der Versuch E-Mails automatisch zuzuordnen bietet keine Lösung dieses Problems. Nennen wir ein Beispiel: oft verwenden Benutzer "alte E-Mails", um die Eingabe der E-Mail Adresse zu sparen. Wie sollte eine solche E-Mail automatisch zusortiert und dabei in inhaltlich korrektem Zusammenhang gespeichert werden können? Darüber hinaus enthalten E-Mails oft mehrere Themen, die eigentlich in verschiedene Projekt-Ablagestrukturen gehören.

Mit FILERO kann eine zentrale E-Mail-Ablage realisiert werden. Das trägt zur Verbesserung des Know-How-Transfers und des internen Wissenflusses bei. E-Mail-Archivierung sollte nicht als unangenehme Pflicht betrachtet werden, sondern kann die Effizienz steigern und Mitarbeiter motivieren.

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