FILERO & Compliance

FILERO bereitet Unternehmen den Weg in die gesetzeskonforme Archivierung.

Ein umfassender Lösungsweg

Compliance muss nicht kostenintensiv und komplex sein. Die Inbetriebnahme von Systemen, die ausschließlich der Erfüllung von Compliance-Anforderungen dienen, kann kontraproduktiv sein. Vor rechtlichen Folgen schützt sich ein Unternehmer am besten durch den konsequenten Einsatz einer professionellen und ganzheitlichen Archivierungslösung, die darüber hinaus Transparenz und Effizienz im Unternehmen erhöhen wird. FILERO Enterprise Information Management bedingt keine kostenträchtige Änderungen Ihrer IT Umgebung, hat eine große Wirkung auf Produktivität und bereitet Ihrem Unternehmen den Weg in die gesetzeskonforme Archivierung.

Wie erfüllt FILERO die neuesten rechtlichen Voraussetzungen?

Mit FILERO ist Ihr Unternehmen bestens für die Erfüllung aller gesetzlichen Compliance-Anforderungen gerüstet. FILERO ist die ideale Enterprise Information Management Lösung, die sich leicht und nahtlos in Ihre laufenden Compliance-Prozesse integrieren lässt.

Transparenz

FILERO bietet eine vollständige Protokollierung jeder Interaktion (Neuanlage, Änderung, Ausleihe etc.). FILERO zeichnet alle Veränderungen an den Daten mit dem Namen des Benutzers, Datum/Uhrzeit sowie Art und Inhalt der Änderung auf. Das gewährleistet die komplette Transparenz aller Daten, da alle Datensätze versioniert und alle Veränderungen automatisch protokolliert sind. Diese Versionshistorie ist vollständig revisionssicher.

Prüffähigkeit

Die einzigartige Strukturierung von Daten in FILERO erfüllt alle rechtlichen Voraussetzungen wie GDPdU, GoBS und Basel II. Alle Daten sind logisch, folgerichtig und zusammen mit allen anderen themenbezogenen Daten gespeichert – z.B. nach Kunden, Projekt oder Geschäftsvorfall. Dies ist besonders für finzanz- und steuerrechtlich relevante Daten wichtig.

Viele der Gesetze unterstreichen die Wichtigkeit der Bereitstellung von Informationen für den Betriebsprüfer. In FILERO werden Daten nicht nur logisch gemäß den Inhalten gespeichert, sondern sie sind auch volltext-indexiert und sofort mittels leistungsfähigenr Suchoptionen wieder aufrufbar. Umfassende Einstellungen für Zugriffsrechte erlauben einer Organisation die sichtbaren Daten so zu beschränken, dass der Betriebsprüfer nur die Daten sieht, die er aufgrund der Gesetzeslage sehen darf.

Richtiges Format

Ein besonders wichtiges Prinzip in vielen Regelungen ist die Voraussetzung, alle Daten im originalen Format zu speichern. In FILERO kann man alle Arten von strukturierten und unstrukturierten Daten speichern. Alle Dokumente sind in ihrem originalen Format gespeichert und können auch in diesem Format wieder abgerufen werden, auch wenn der Dateityp nicht mehr unterstützt wird.

Gesicherte Aufbewahrung

Alle Daten müssen gesichert werden. Der Übertragungsprozess muss ebenfalls komplett sicher sein, so dass keine Daten während des Übertragungsprozesses verloren gehen . Außerdem muss es möglich sein, Daten auf Anforderung der Behörden einfach auf andere Datenträger zu übertragen.

FILERO ist extrem sicher und die Backend-Datenbank wird auch in vielen sicherheitskritischen Anwendungen benutzt. Ein SSL Zertifikat auf dem Server wird für Browser- und SOAP-Kommunikation benutzt.

Revisionssicher

Das Benutzerverwaltungssystem von FILERO ist rollenbasiert und ermöglicht den Kunden die Festlegung umfassender Zugriffsrechte für jede Benutzerrolle bis hin zu einzelnen Datensätzen innerhalb unterschiedlicher Kategorien. Die Einstellungen könnten so vorgenommen werden, dass Datensätze und Dokumente nur von einem begrenzten autorisierten Benutzerkreis oder aber auch von allen Benutzern angelegtt, bearbeitet oder gelöscht werden können. FILERO zeichnet alle Veränderungen an der Datenbank mit dem Namen des Benutzers, Datum/Uhrzeit sowie Art und Inhalt der Veränderung auf. Auch der Systemadministrator kann diese Protokollierung nicht ausschalten.

Schutzfrist

FILERO unterstützt vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen für Dokumente. Die Aufbewahrungsfristen können leicht vom Administrastor überwacht werden. Die hohe Skalierbarkeit von FILERO bedeutet, dass die langfristige Aufbewahrung von großen Datenmengen und vielen Dokumenten überhaupt kein Problem ist.

Einfach ausgedrückt: FILERO wurde von Anfang an mit Blick auf Compliance konzipiert.

FILERO - eine flexible Lösung

Die FILERO Enterprise Information Management Software wurde schon von vielen Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen implementiert. Einige unserer Kunden wiederum haben FILERO auch in ihre Dienstleistungen für ihre eigenen Kunden eingebunden.

Die nexMart GmbH & Co. KG ist zentraler E-Business-Dienstleister und Berater für die elektronische Kommunikation zwischen Lieferanten, Händlern und deren Kunden und offeriert ein Internet-Handelsportal für die Branchen Werkzeuge, Beschläge, Eisenwaren, Holz, Gartengeräte und den technischen Bedarf. FILERO ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Signaturlösung von nexMart. Die digitale Signatur ist wie eine normale Unterschrift rechtskräftig. FILERO wird von nexMart benutzt, um alle digital signierten Dokumente und die entsprechenden Zertifikate zentral und sicher zu archivieren, so dass alle Daten prüffähig sind. Der Gesamtprozess ist von einer zertifizierten Prüfungsgesellschaft abgenommen. Weitere Information bei www.nexmart.net.

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